Les tampons encreurs d’entreprise présentent-ils une quelconque valeur juridique dans le monde du business ? Cette question est fréquente, notamment dans le cadre du passage aux technologies de pointe et à la signature électronique, qui est de plus en plus utilisée pour formaliser des documents afin de légaliser des contrats commerciaux, des devis, des promesses d’embauche, etc.
Le tampon, lui aussi, est un élément important de l’administration quotidienne d’une entreprise. Mais a-t-il un avenir dans le monde des affaires ? A-t-il une véritable signification juridique ?
Quelle est la valeur juridique d’un tampon d’entreprise et quelles sont les obligations légales ?
La valeur juridique des tampons d’entreprise n’est pas claire. En effet, il semble que le cachet d’entreprise ne soit pas réglementé, malgré le fait que la plupart des entreprises l’utilisent dans leur administration. Le tampon d’entreprise est plutôt un cachet d’identification de l’entreprise, comprenant des informations qui facilitent l’authentification et l’authenticité de l’entreprise. À l’instar d’un prospectus ou d’une brochure publicitaire, un timbre ne nécessite aucun document juridique pour être créé, mais sa conception doit répondre à certaines normes pour être considérée comme officielle.
Quelles sont les nombreuses sortes de tampons commerciaux ?
Des tampons encreurs de plusieurs variétés sont utilisés par les entreprises dans le cadre de l’administration administrative. En réalité, une variété de tampons encreurs, comme par exemple :
- le tampon dateur pour la réception des lettres et des factures ;
- le tampon à facture pour la validation et le paiement des factures ;
- et divers autres tampons personnalisés avec les mentions : Duplicata, Payé le, Numérateur, RH, etc…
Ces fournitures de bureau facilitent la gestion et la diffusion des documents. Il n’existe pas de réglementation pour ces tampons, cependant les tampons de nom et d’adresse d’entreprise doivent comporter des informations extrêmement précises.
Quelles sont les informations que doit comporter un tampon d’entreprise ?
Ces tampons doivent comporter, outre le nom spécifique de l’entreprise, l’adresse complète et le numéro de téléphone de la société, ainsi que des informations sur la forme juridique et l‘identité administrative. Quel que soit le type juridique de l’entreprise, les informations figurant sur le cachet doivent préciser s’il s’agit d’une SARL, d’une SAS, d’une EURL, etc. Le numéro d’identité de l’entreprise, tel que Siren, Siret, APE ou EBR, doit également figurer sur le cachet. Le tampon peut en outre comporter le numéro de TVA intracommunautaire de l’entreprise ainsi que le montant total du capital social.
Enfin, toutes les informations pertinentes pour l’identification de l’entreprise sont fournies. Il s’agit d’une sorte de contrepartie du KBIS, principalement destinée à vous rassurer sur la provenance du document. Toutefois, n’oubliez pas que les tampons ont un caractère et un espace limités, ce qui rend impossible l’intégration de toutes les données indiquées ci-dessus. Veillez donc à choisir les informations qui sont essentielles pour votre entreprise.
Comment valider légalement un tampon d’entreprise ?
Le tampon d’entreprise, comme indiqué précédemment, n’a aucune signification juridique. Toutefois, s’il est accompagné de la signature de la personne qui contrôle l’entreprise, il peut avoir une signification juridique. La signature manuelle est ce qui rend le document estampillé valide, pour autant que la personne qui signe ait le pouvoir de le faire. En substance, une procuration est un document officiel déclarant que la direction a donné à la personne indiquée l’autorisation de signer des documents au nom de l’entreprise.
Il convient de rappeler que seule une personne autorisée peut conférer à un document estampillé une valeur juridique.
Le tampon d’entreprise : une confirmation de l’authenticité
Bien que nous vivions à une époque où le numérique est omniprésent et que de plus en plus de documents sont désormais dématérialisés, il arrive encore très souvent qu’une entreprise utilise un tampon pour valider la réception d’une commande, la réalisation d’une transaction, etc. Il est donc indispensable d’apposer son cachet sur un document papier pour de multiples raisons. Aujourd’hui, des efforts sont faits pour développer des équivalents numériques, comme cela se fait pour les signatures, mais le tampon encreur reste la signature de l’entreprise.
Par conséquent, chaque entreprise française devrait disposer d’un tampon professionnel fabriqué par un spécialiste. Ce n’est pas difficile puisqu’il existe déjà des prestataires de services qui peuvent accomplir cette tâche via Internet. Vous vous rendez sur le site de création de timbres d’entreprise, vous saisissez les informations que vous souhaitez faire figurer, comme l’adresse, la raison sociale, le numéro SIREN ou le numéro de TVA intracommunautaire, et vous obtenez votre timbre quelques jours plus tard. Vous pouvez personnaliser la forme et la couleur du timbre, ce qui vous donne une certaine souplesse de création.
